¿Qué es la dación en pago?

Escrito por  Pere Brachfield

El Código Civil no regula expresamente la dación en pago y tampoco la menciona en su art. 1156 al relacionar los medios extintivos de las obligaciones. Por ello en este artículo vamos a tratar este medio para liberar al deudor de sus créditos impagados.

La responsabilidad solidaria entre deudores

El artículo 1.144 y siguientes del Código civil recoge el concepto de solidaridad entre deudores: el acreedor puede dirigirse contra cualquiera de los declarados solidarios para reclamar el total de la deuda. El pago por uno de ellos extingue el crédito, si bien el deudor que ha pagado puede reclamar la parte proporcional a los demás declarados solidarios

El Pago por cesión de bienes

El Ordenamiento Civil regula muy escasamente el pago por cesión de bienes como forma especial que la doctrina científica complementa con el concepto de la dación en pago.

El artículo 1175 establece la cesión de bienes: "El deudor puede ceder sus bienes a los acreedores en pago de sus deudas. Esta cesión, salvo pacto en contrario, sólo libera a aquél de responsabilidad por el importe líquido de los bienes cedidos".

Consiguientemente el pago por cesión de bienes es un negocio jurídico "pro solvendo", o sea que el deudor transmite al acreedor la posesión de unos bienes y faculta a éste para que, actuando por encargo, pueda proceder a su enajenación pero con la obligación de aplicar el importe realizado en la venta de los bienes al pago de las deudas contraídas por el cedente (moroso) sin extinción del débito en su totalidad, pues salvo pacto en contrario, el deudor sigue debiendo la parte de la deuda no liquidada con el dinero conseguido con la enajenación de los activos cedidos.

Por tanto el deudor sigue adeudando la parte del crédito no satisfecho y el acreedor la podrá reclamar amistosamente o judicialmente si llegara el caso.

En este caso la empresa acreedora debe actuar con rapidez y "en caliente", ya que si espera mucho tiempo para efectuar la retirada de los bienes, es posible que el deudor cambie de opinión o que otro acreedor se adelante.

La entrega de los bienes debe ser documentada en un acuerdo bilateral firmado por ambas partes en el que debe constar que el deudor entrega voluntariamente los objetos para que el acreedor los enajene y aplique el importe líquido al pago parcial a cuenta de la deuda. El propósito de este acuerdo es que si los bienes vendidos no cubren la totalidad de la deuda, el acreedor podrá reclamar la diferencia al deudor.

La dación en pago

La dación en pago supone que el deudor pueda cumplir con su obligación pero que en vez de realizar el pago con dinero, lo hace a través de la entrega voluntaria de un bien al acreedor, quien consiente recibirlo en sustitución al pago en dinero, quedando la deuda totalmente cancelada y la obligación extinguida. La idea fundamental es que el deudor no entrega la cosa que se debía sino que hay un cambio de la prestación debida y realiza una distinta de la que era objeto la obligación original.
El Código Civil no regula expresamente la dación en pago y tampoco la menciona en su art. 1156 al relacionar los medios extintivos de las obligaciones. Asimismo el art. 1166 establece que el deudor de una cosa no puede obligar a su acreedor a que reciba otra diferente, aun cuando fuere de igual o mayor valor que la debida.
Sin embargo la dación en pago es considerado por la Doctrina Jurisprudencial como un negocio jurídico "datio pro soluto", por el que el deudor transmite un bien al acreedor como una forma alternativa de cumplir con su obligación dineraria. La Jurisprudencia considera a la dación en pago como el acto por virtud del cual el deudor transmite bienes al acreedor, a fin de que éste aplique el bien recibido a la extinción del débito.

Por tanto los efectos de la dación en pago son los mismos que los del pago, por lo que extingue definitivamente la obligación.

Para que pueda llevarse a cabo la dación en pago es necesario que se cumplan unos requisitos:

• Que se realice una prestación a título de pago, es decir que el deudor entregue un bien, un derecho real o un crédito en concepto de pago total de la obligación que debía
• Que haya plena cesión del dominio
• Que exista diversidad entre lo adeudado y la prestación realizada
• Que haya acuerdo entre el acreedor y el deudor y que conste el consentimiento expreso del acreedor para la realización de una prestación diferente a la que inicialmente se había constituido

1. La formalización de la dación en pago se debe realizar en un documento que deberá contener el reconocimiento de la deuda original y además del detalle del negocio jurídico que se efectúa, una cláusula en la que el deudor declare el estado de cargas y gravámenes del bien entregado en pago.
2. Debe tenerse presente que la dación de pago es un arma de doble filo, puesto que una vez que haya recibido el bien, el acreedor no podrá reclamar nada más al deudor, por lo que el valor de realización del bien debe aproximarse lo más posible a la cuantía de la deuda.
3. Asimismo el gestor deberá comprobar que los bienes no hayan sido ya embargados o que existan cargas sobre los mismos.
4. Hay que tener en cuenta que en caso de que la empresa deudora presente concurso de acreedores en los dos años siguientes a la dación en pago, los administradores pueden tratar de revocar el acuerdo y recuperar el bien entregado a la masa activa del concurso.

LA NEGOCIACIÓN  APLICADA A COBRANZAS

Como definición “Es el proceso por el cual las partes con alguna controversia resuelven sus conflictos”. Pero como siempre en estas negociaciones todos debemos de ganar debería de ser un ganar y ganar (Win to Win) pero siempre recordado que lo que tu ganes el otro pierde y lo  que tu pierdes el otro gana

En las Cobranzas esta Negociación se convierte en una herramienta indispensable que todo cobrador debe de dominar y entender que definitivamente vamos a Ganar nosotros y el Cliente, como en un juego de dados donde todos los números son 6 si o si ganaremos, no será un empate, será un “Win to Win”

Ahora los pasos a seguir son:

1.       Prepararse bien para la Negociación: El éxito y lo que logremos de nuestra negociación va a depender de que tan bien preparado estamos, cuanto conocemos a nuestro cliente, en las cobranzas esto implica conocer el producto y/o servicio que el cliente adquirió para poder en cualquier momento contestar una interrogante o duda. Conocer el historial del cliente, es su primera vez que se atrasa, ya anteriormente se han comunicado con él , en qué número o dirección puedo ubicar directamente al cliente. Toda esta información debería de estar soportada en un sistema inteligente y automatizada de gestión  que permita en muy pocos segundos tener una visión general del comportamiento del cliente y de su reacción frente a las acciones de cobranzas. Así mismo debemos de conocer los parámetros hasta cuanto y cuando podemos exonerar y ampliar plazos de compromiso que estén alineado no solo a nuestros resultados sino a los del cliente evitando cargos de mora y penalidades de incumplimiento. Recuerda que el que esté más preparado en la Negociación tendrá una ventaja adicional.

2.       Comunicación, establecemos el primer contacto con nuestro cliente, demostrando que nosotros somos los que queremos darle a él una solución con muchos beneficios y menos costos, en esta etapa de nuestra negociación tenemos que tener nuestra escucha activa muy atenta, para entender la verdadera causa que el cliente no cumpliera con el pago y de esta manera identificar el motivo de no pago que a su vez nos permita a nosotros generar una estrategia diferenciada al momento de plantear una solución, en estos casos el común motivo en créditos de consumo es la falta de estado de cuenta, en estos momentos cuando identificamos este motivo automáticamente nuestro manejo de objeciones se enciende y responde, señor confírmenos su dirección de correspondencia, de ser viable y si el sistema que manejamos nos permite  el óptimo es ver en línea el cargo del estado de cuenta y confirmar su entrega , de son ser positiva la entrega o sea positiva de inmediato el recurso que sale es “”Estimado Cliente en este momento le envío por correo electrónico su estado de cuenta, favor me indica su correo electrónico” vean que aquí en este momento ya estamos manejando  la negociación el motivo de no pago fue mitigado en el momento dejando al cliente dispuesto a entregarnos quizás una información que nos permita validar un dato adicional o adicionar un correo el electrónico donde podemos luego gatillar gestiones de cobranzas preventivas a menor costo.

3.       Alternativas y propuestas de solución donde el principal objetivo es lograr que ambas partes Clientes y Cobrador ganen, cerrando una fecha de pago y monto que cubra las necesidades de ambas partes, el cliente por un lado con algún beneficio de inmediato o a futuro, un extorno de penalidades, salir del sistema de buró, estar bien calificado, etc. Por el otro lado el cobrador tendrá un resultado que permita reducir la exposición del cliente en provisiones y sacarlo de ser posible de la cartera de riesgo (Vencido). Palabras claves que debemos de manejar en esta etapa “Si usted regulariza el día de hoy se evitará recargos de penalidad por $$$”, “Si paga el día de hoy le descontamos el 30% de su penalidad”. Recuerden que aquí tenemos que entender que El cobrador y Clientes pretende algo y están dispuestos a ceder algo. Mientras más flexible nos mostremos mayor resultado obtendremos y sobretodo en el menor plazo posible. Realizar nuestra mejor jugada en el momento oportuno y siempre tener una ”A” bajo la manga.

4.       En el cierre es necesario confirmar que se cumplió con el objetivo planteado desde la preparación de la negociación, ambas partes ganamos Cliente y Cobrador, los pasos siguientes serán de majeo del acuerdo, un debido registro, control y seguimiento del mismos para evitar dentro de lo posible un incumplimiento del mismo. Debemos de cerrar nuestra negociación recordándole al cliente los beneficios que ha ganado, el monto y plazo establecido.

Publicado  por Alex Czerniak

La adecuada obtención de datos requiere el consentimiento informado              

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• Escrito por  Pere Brachfield
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Los datos personales de un ciudadano sólo pueden tratarse, recogerse y emplearse, si con carácter general, el interesado ha prestado su consentimiento informado.

El afectado debe haber sido informado del destino, uso y razón por la que se le recaban los datos. La información para la recogida en supuestos como formularios, libros de quejas, multas de tráfico o volantes de un concurso debe contener:

• Existencia de un fichero al que se van a incorporar o tratamiento.
• Finalidad de la recogida.
• Destinatario de la información.
• Carácter obligatorio o facultativo de la respuesta.
• Consecuencias de la obtención.
• Posibilidad de ejercitar los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición.
• Identidad y dirección del responsable del fichero.

Sin embargo, el consentimiento expreso no es necesario en varios casos:

2. No será preciso el consentimiento cuando los datos de carácter personal se recojan para el ejercicio de las funciones propias de las Administraciones públicas en el ámbito de sus competencias

cuando éstos se refieran a las partes de un contrato o precontrato de una relación negocial, laboral o administrativa y sean necesarios para su mantenimiento o cumplimiento; cuando el tratamiento de los datos tenga por finalidad proteger un interés vital del interesado, o cuando los datos figuren en fuentes accesibles al público y su tratamiento sea necesario para la satisfacción del interés legítimo perseguido por el responsable del fichero o por el del tercero a quien se comuniquen los datos, siempre que no se vulneren los derechos y libertades fundamentales del interesado.

Consiguientemente no es imprescindible el consentimiento del interesado si el tratamiento es necesario para el mantenimiento o cumplimiento de un contrato o precontrato de una relación negocial, laboral o administrativa. Verbigracia: un empleado no puede oponer su derecho a la protección de datos frente al uso legitimo por el empleador para controlar su horario o instalar cámaras de videovigilancia.

Tampoco es necesario el consentimiento cuando los datos figuren en fuentes accesibles al público. Se trata de una lista cerrada y tasada recogida entre los que se encuentran guías telefónicas, medios de comunicación o los Boletines Oficiales. La aparición de datos en estas fuentes los convierten en información de libre disposición.

En el caso de que concurra un interés vital para el afectado como la necesidad de prestar urgente asistencia médica

En el ejercicio de funciones propias de las Administraciones Públicas en el ámbito de sus competencias. Por ejemplo la creación de un fichero para control de horario o recogida de datos.

Casos específicos

La legislación ha previsto requisitos específicos para la acreditación del consentimiento en el caso de que se refiera a datos sensibles.

• Consentimiento expreso: datos de origen racial, salud y vida sexual.
• Consentimiento expreso y por escrito: ideología, afiliación sindical, religión y creencias.

Hay que hacer notar que el consentimiento es revocable.

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Principios generales de la Ley de Protección de Datos

• Escrito por  Pere Brachfield

Cuando la legislación de Protección de Datos habla de datos de carácter personal, no solo se refiere a datos de carácter identificativo como nombre y apellidos de un ciudadano.

De manera muy amplia, incluye todo tipo de información sobre una persona física identificada, es decir que se sabe a quién pertenece el dato, o identificable, es decir no se sabe a quién pertenece el dato pero se puede averiguar fácilmente.

Consecuentemente la doctrina suele definir de forma abreviada el concepto de "dato" como "toda información sobre persona identificada o identificable". Esta definición abarca los siguientes aspectos:

1) Toda información

2) Información sobre una persona

3) Información concerniente a una persona identificada

4) Información concerniente a una persona identificable

5) Persona física o jurídica

Veremos a continuación una explicación de estos elementos.

1) Toda información

El concepto de dato es amplísimo y engloba informaciones de cualquier tipo y en cualquier soporte, o sea documental, digital, fotográfico, en video, grabación de voz y huellas digitales. Por ejemplo y sin ánimo de exhaustividad:

a) datos de carácter identificativo como nombre y apellidos, NIF, dirección postal, dirección de de correo electrónico

b) datos relativos a las características personales como lugar de nacimiento, fecha de nacimiento, estado civil, género, nacionalidad

c) datos académicos como formación, titulación

d) datos económicos y financieros como ingresos, rentas, datos patrimoniales, créditos, préstamos y avales

e) datos sobre solvencia patrimonial de una persona

f) imágenes de una persona captadas por una cámara de videovigilancia.

g) datos biométricos como la huella digital captada en la aplicación de sistemas

de control de presencia.

h) grabación de voz del cliente dando instrucciones a una entidad financiera en una contratación de banca electrónica

i) datos especialmente protegidos por la LOPD como ideología, religión, etnia, afiliación sindical, salud

2) Información sobre una persona

También pueden considerarse como dato las informaciones que indirectamente se refieren a una persona como por ejemplo:

a) el valor de una casa ya que es información sobre el propietario

b) la matricula de un vehículo

c) el registro de llamadas de teléfono

d) engloba direcciones o búsquedas inversas: si se incluye una fotografía de

una casa y una dirección se puede vincular la identidad de la persona

d) la permanencia en un fichero de morosidad de una referencia a una antigua deuda ya liquidada relativa a una persona con la indicación "Saldo 0" 

3) Información concerniente a una persona identificada

La legislación considera que una información hace referencia a una persona física identificada cuando nos indica directamente a que persona se refiere sin necesidad de que tengamos que realizar ningún tipo de averiguación posterior. Un ejemplo lo tenemos en el DNI que está considerado como dato de carácter personal porque la información que contiene identifica perfectamente a una persona física determinada.

4) Información concerniente a una persona identificable

Se considera que una información hace referencia a una persona física cuando a priori no nos indica a que persona se refiere pero nos aporta información suficiente para poder averiguar su identidad. El ejemplo más evidente lo tenemos en la huella digital, que sabemos que contiene información de dactiloscopia concerniente a una persona concreta pero no sabemos de quien se trata hasta que no la sometamos a un procedimiento de identificación.

5) Persona física o jurídica

La legislación de protección de datos se refiere únicamente a personas vivas

excluyendo a personas fallecidas. Los niños no nacidos no son personas físicas aunque el Consejo de Europa considera sus datos médicos como datos de carácter personal y les otorga protección similar a los datos de un menor.

Las personas jurídicas se encuentran excluidas de la protección de la legislación de protección de datos.

En el caso de las personas físicas en el ejercicio de actividad mercantil o profesional no se produce una exclusión unívoca sino que es necesario diferenciar, trazando una línea difusa, entre los datos que corresponden a la vida privada del empresario y los que le corresponde a la empresa o profesión.

Metodología para la gestión de recobro

Escrito por  Pere Brachfield

Un buen estudio de la situación del impagado y del moroso permite al gestor tener definidos unos objetivos –es bueno que hayan sido determinado por el supervisor de cobros– que debe conseguir de su contacto con el deudor.

Es recomendable que el gestor tenga unos objetivos principales a alcanzar en el acuerdo de pagos, y unos alternativos en función a como se desarrolle la negociación con el moroso. El gestor debe saber perfectamente que clase de concesiones puede ofrecer al deudor, cuales son aquellas cuestiones sobre las que no puede ceder así como los límites de su capacidad para otorgar quitas o aplazamientos de pago.

La preparación de la gestión de recobro

Antes de iniciar las gestiones de cobro, el gestor debe haber reunido –y estudiado a fondo– un dossier completo sobre el impagado y el deudor que deberá contener los siguientes elementos:

1. Elementos financieros: los informes comerciales, los estados financieros del deudor, y la información negativa relativa a impagados e incidencias.
2. Elementos de contabilidad y administración: el estado de cuentas del cliente, las facturas y los albaranes. Las renovaciones de efectos si las hubiera.
3. Información comercial: ventas efectuadas al cliente los últimos 12 meses, importe de los pedidos pendientes de entrega o retenidos
4. Otros documentos acreditativos: las hojas de pedido, efectos y recibos devueltos, cheques, pagarés o letras impagados, cartas y correspondencia, los rapports del comercial de las visitas al deudor
5. Documentos para reflejar los acuerdos alcanzados: letras y pagarés en blanco, modelos de reconocimiento de deuda y modelos de fianzas

En el momento de contactar con el deudor, tanto por teléfono como en una entrevista vis a vis, el gestor de cobros debe tener toda la información a mano.

En el caso de gestionar telefónicamente el cobro, es mucho más fácil tener el ordenador delante y poder acceder a los datos en tiempo real, pero en caso de hacer una visita al domicilio del deudor, es conveniente haber preparado la documentación y llevar copias de los documentos.

Conocimientos y habilidades de los administradores de crédito

Las tareas y responsabilidades que tiene asignadas el responsable de créditos en la empresa exigen un grado de conocimientos y experiencias profesionales determinados, entre los cuales se encuentran:

1. En el apartado jurídico aspectos como:
   • Formas jurídicas de la empresa
   • Representación legal de la empresa
   • Medios de cobro (letras de cambio, cheques, pagare, etc)
   • Funcionamiento legal de los sistemas financieros
   • Formas de compensación de riesgo (seguros de crédito, facturas, etc)
   • Conocimientos prácticos de caracter jurídico y procesal del derecho de obligaciones
   • Conocimientos sobre los procesos de ejecución colectiva
2. En aspectos financieros:
   • Conocimientos financieros de la empresa
   • Metodos de analisis de la situacion financiera de los solicitantes de credito
   • influencia del cobro y de las cuentas de clientes en la tesoreria de la empresa
   • Analisis financiero a corto plazo de clientes, para conocer su probable cumplimiento de pagos de los creditos
   • Influencia de la situacion de endeudamiento y las fuentes utilizadas por la empresa que otorga el credito sobre las expectativas de cobro
   • Métodos y modelos de fijación de límites de crédito
3. En el aspecto comercial cuestiones tales como:
   • Conocimiento del funcionamiento del área de marketing para aumentar las ventas de la empresa
   • Conocimientos prácticos sobre la remuneración de vendedores y su influencia en la venta y cobro
   • Ventajas e inconvenientes de las distintas formas de comercialización y distribución de los productos a efectos de la venta y cobro
   • Nociones de riesgos de cambio en las exportaciones
4. En el apartado de habilidades destacan:
   • Alto grado de psicología y caracteristicas personales para la selección de clientes, la gestión de cobro y las relaciones interdepartamentales
   • Conocimiento de la mecánica de la negociación en el cobro de deudas
   • Uso y dominio de herramientas disponibles en la negociación
   • Utilización válida de las mismas, segun casos
5. En aspectos de habilidades para la organización de un departamento de clientes se han de dominar:
• Conocimientos sobre la organización de tareas clave que aseguran el éxito de un departamento de cobros
• Conocimiento sobre trabajos mecanizados en la gestión de atención a clientes en aspectos de crédito y cobranza
• Sistemas de información que ayuden a ejercer las tareas del departamento

http://creditoycobranza.wordpress.com/2013/11/07/conocimientos-y-habilidades-de-los-administradores-de-credito/#%21

Cómo establecer el crédito necesario y el límite de riesgo para un nuevo cliente

• Escrito por  Pere Brachfield

Cuando se haya decidido otorgar una cuenta de crédito, seguidamente se ha de establecer el límite de riesgo para el nuevo cliente.

El límite de riesgo es la cantidad máxima de crédito que estamos dispuestos a arriesgar con el cliente y que no vamos a sobrepasar en ningún momento si no es con la autorización de algún directivo responsable. Gracias a los límites de riesgo se evitarán pérdidas elevadas si se produce una situación de morosidad.

Para establecer dicho límite de riesgo se puede tener en cuenta el crédito necesario de un cliente. El crédito necesario es la cantidad en euros de financiación que necesita un cliente que compra de forma periódica y regular; se calcula con la siguiente fórmula:

CN = TAM x (CPR : 360)

CN = crédito necesario

TAM = total anual móvil de ventas realizado al cliente; que es la cifra de negocio de los próximos 12 meses

CPR =condiciones de pago reales en días, o sea las contractuales más el retraso medio

Vamos a ver un ejemplo práctico de cómo calcular el crédito necesario:

El departamento de comercial determina que un nuevo cliente va a comprar por valor de unos 200.000 euros en los próximos 12 meses.

las condiciones de pago son 90 días pero el cliente tiene dos fechas de pago fijas, el 1 y el 15 de cada mes

Consecuentemente el plazo de pago será de 90 + 7,5 = 97,5 días

De esta forma redondeando al alza se estima unas CPR de 100 días

El cálculo del crédito necesario se hace aplicando la siguiente fórmula.

CN = 200.000 x (100:360)

CN = 55.555,54 euros

Consecuentemente este cliente necesita una financiación permanente de 55.556 euros para poder comprar de forma periódica y constante, sin que se le retengan pedidos por falta de crédito.

Si no tenemos experiencia en el análisis de riesgos comerciales, es recomendable apoyarse en los límites de riesgo que proporcionan los informes comerciales, pero debemos de tener en cuenta que el importe que fijan es para el conjunto de proveedores y no deberíamos sobrepasar dicho importe sólo con nuestro crédito comercial

El crédito necesario

El crédito necesario sirve como referencia para otorgar un límite de crédito, aunque puede corregirse mediante índices de riesgo e índices correctores. Por ejemplo se utilizarán índices correctores para bajar el límite de crédito cuando las informaciones acerca de la solvencia del cliente aconsejen prudencia en las relaciones comerciales.

Límite de riesgo = crédito necesario x índices correctores

El plazo de pago

El plazo de pago acordado es muy importante ya que se aplica la vieja norma de credit management: "a mayor plazo mayor riesgo y a menor plazo menor riesgo". En la actual coyuntura una empresa solvente hoy dentro de seis meses puede ser insolvente. El reducir los períodos de cobro es una medida que minimiza automáticamente el riesgo de impago.

Formas y medios de pago

La forma de pago más utilizada es la de conceder un aplazamiento al cliente de 60-90 días para el abono de la totalidad del pago. En determinados casos hay que procurar un pago a cuenta para reducir el riesgo de la operación y comprobar si el comprador tiene liquidez. Otra opción es la de diluir el riesgo acordando en lugar de un solo vencimiento a 90 días, tres plazos de 30, 60 y 90 días; de esta forma al cabo de un mes sabremos si el cliente cumple con su obligación o no.

El medio de pago escogido influye en el riesgo de la operación, puesto que no es lo mismo estar en posesión de un documento cambiario firmado por el deudor, que esperar el cobro por transferencia. Si el cliente devuelve un título cambiario, el acreedor puede interponer un juicio cambiario que es el único procedimiento resolutivo ya que permite el embargo preventivo de los bienes del moroso.

Por lo general, debemos adoptar una gestión pro-activa en el cobro de tráfico normal y tratar de tener la iniciativa del lanzamiento del cobro. Así pues, en lugar de que el cliente efectúe los pagos de las facturas por medio de transferencia bancaria o enviando un cheque por correo, es mejor domiciliar los cobros en una cuenta bancaria y utilizar el adeudo en cuenta.

La asignación de un rating a los clientes

El responsable de créditos con el fin de cuantificar mejor el riesgo crediticio de cada cliente, deberá calificar mediante un "rating" a todos los clientes. Dicho rating se puede hacer con unas calificaciones crediticias que por ejemplo vayan de 0 a 50 puntos.

El "rating" permite objetivar las decisiones que conciernen al crédito de clientes y permite visualizar de forma rápida el riesgo de cada cliente. El "rating" también ayuda en el momento de dar el límite de crédito puesto que a los clientes que tienen una calificación entre 40 y 50 se les puede conceder un límite de riesgo muy alto y a los que están entre 30 y 40 un riesgo algo, pero en cambio a los clientes que han obtenido un "rating" por debajo de 20 no se les concede crédito o se les solicita algún tipo de garantías si quieren comprar con pago aplazado.

Empieza sin dilaciones las gestiones de recobro

• Escrito por  Pere Brachfield

Uno de los grandes escollos en la gestión de cobros es el miedo que tiene el acreedor a la confrontación con el deudor. Otro aspecto que infunde aprensión a los representantes del acreedor y que hace que muchas veces no se atrevan a iniciar las acciones de cobro, es el temor al rechazo por parte del cliente y el miedo a perderlo.

En primer lugar, la mayoría de las veces el cliente moroso sabe perfectamente que tiene una deuda pendiente. Sólo en un pequeño porcentaje al cliente se le ha pasado por alto el pago o ha habido un despiste.

En este último caso el cliente no se puede ofender, ya que el proveedor simplemente le está recordando algo que ha olvidado. Hay que tener en cuenta que si un cliente al que el proveedor le recuerda la existencia de una factura con toda corrección, se ofende, no es trigo limpio.

Contactar enseguida con el interlocutor adecuado

El acreedor debe actuar de inmediato poniéndose en contacto con un interlocutor válido que pueda representar al deudor en las negociaciones de cobro. La costumbre de algunas empresas de dar al cliente un margen de una semana para ver si llega el pago es un error, ya que se puede empezar la gestión de inmediato, siempre que el gestor de cobros sepa plantear la reclamación de la forma correcta.

Tener toda la documentación preparada

Un punto muy importante es que antes de contactar al deudor, hay que tener solucionados todos los litigios e incidencias. Asimismo hay que tener aclarados todos los problemas internos como:

• Pagos sin aplicar
• Abonos pendientes
• Facturas con incidencias
• Devoluciones de mercancías
• Acuerdos verbales en los que los vendedores hayan concedido condiciones especiales

Como realizar la gestión de cobro

En algunos sectores industriales los retrasos para el pago de las facturas son habituales, y no hay ninguna empresa del sector que pague antes de haber transcurrido 45 días desde el vencimiento de la factura. En estos casos en conveniente empezar a reclamar el pago desde el vencimiento para que estos 45 días no se conviertan en 90.

El éxito en una primera gestión de cobro depende en gran medida de la posición en el mercado del acreedor. Cuando se trata de una empresa dominante en el sector, y tiene una gran fuerza de negociación, las posibilidades de cobrar pronto son mayores. Asimismo es muy importante conocer la dependencia del deudor por el producto o servicio ofrecido por el acreedor, ya que muchos clientes tienen una dependencia por el producto comercializado y no les resultaría fácil cambiar de suministrador. A mayor dependencia por el producto, más sencillo es conseguir un acuerdo de pagos, ya que el proveedor podrá presionar al deudor con interrumpir el suministro. Por el contrario si el acreedor es una pequeña industria, o se ha incorporado recientemente en el mercado, deberá ser mucho más paciente para cobrar de sus deudores.

En el primer contacto con el deudor

Como primer paso es importante que el cliente esté enterado de cuanto, como y cuando tiene que pagar. Por tanto es conveniente que el gestor compruebe que el deudor tenga estas informaciones, ya que con frecuencia el deudor no ha pagado por falta de información. Asimismo es conveniente que el gestor de cobros tenga preparadas copias de las facturas y del estado de cuentas del cliente, en soporte físico e informático, para podérselo enviar inmediatamente. Al contactar con el cliente es mejor no utilizar palabras cargadas de negatividad como impagado, impago, morosidad o deuda, sino utilizar el eufemismo neutro de incidencia de cobro. Esto evitará que el cliente que no ha pagado por culpa de una incidencia o por un despiste se pueda sentir ofendido.

Hay clientes muy susceptibles, por lo que es recomendable utilizar en la primera actuación incidencia de cobro como sinónimo de impagado.

Denominación de las fases de gestión

Por ello hay que utilizar una denominación para designar la deuda en cada fase de gestión, acorde con la situación del expediente.

Cualquier impago de un crédito comercial en función del tiempo transcurrido y del deterioro de las posibilidades de cobro pasa por las siguientes fases:

• Incidencia de cobro
• Crédito impagado
• Crédito moroso
• Crédito dudoso
• Crédito litigioso
• Fallido

Incidencia de cobro

La incidencia de cobro es todo saldo adeudado por el cliente en un momento dado y que no ha sido abonado el día de su vencimiento. No siempre la culpa de la falta de pago puntual es culpa del deudor, puesto que el culpable puede ser el propio acreedor que ha cometido un error o un fallo de calidad. También se puede tratar de un litigio comercial y el cliente ha bloqueado el pago para conseguir una respuesta del acreedor.

Crédito impagado

Es un crédito no satisfecho por el deudor y se trata de una deuda cierta, vencida y exigible. El deudor no ha realizado el pago ni el día de su vencimiento ni en fecha posterior, por lo que el acreedor está negociando una solución puesto que todavía no hay un acuerdo de pagos.

Crédito moroso

Cuando la cobrabilidad del crédito se ha deteriorado considerablemente o después de un cierto tiempo después del vencimiento impagado, el impagado pasa a la categoría de crédito moroso. Cuando se produce la mora en los casos previstos por la legislación el deudor moroso deberá abonar una indemnización de los daños y perjuicios cuantificables por los intereses moratorios. La negociación del cobro no va por buen camino ya que el moroso se resiste a pagar por lo que se deberá buscar una solución más resolutiva.

Crédito dudoso

Desde la perspectiva contable un crédito moroso en el que concurran una serie de circunstancias que permitan su consideración como de dudosa recuperabilidad, debe ser clasificado como de dudoso cobro y ha de contabilizarse como tal en una cuenta especial. Asimismo los créditos dudosos han de dotarse con la correspondiente provisión para insolvencias.

Crédito litigioso

Son los impagados que han sido reclamados por vía judicial por medio de la correspondiente demanda judicial, y están pendientes de la resolución de los tribunales –sentencia favorable al demandante– y posteriormente de las medidas legales para ejecutar el cobro.

Fallido

Son los créditos dudosos que al cabo de un año pueden considerarse gasto fiscal deducible y pasan a transformarse en fallidos que deberán ser reconocidos como pérdida del ejercicio. No obstante el hecho que una deuda fallida pase a la cuenta de pérdidas y ganancias no significa necesariamente que el acreedor no pueda intentar recuperar su importe con posterioridad, puesto que las deudas prescriben a los quince años y es conveniente en fallidos de cierto importe revisar periódicamente la solvencia del moroso para detectar el momento más oportuna para volver a reclamar la deuda por la vía más adecuada.

En la recuperación de los impagados es muy importante que los procedimientos utilizados vayan estrechamente relacionados a las distintas etapas de la evolución de un impago, de forma que en cada fase se hagan las gestiones adaptadas a la calidad de la deuda. Los métodos para recobrar el importe adeudado variarán en función a la etapa de gestión en que se encuentre el proceso de reclamación.

El servicio de recobros deberá tener bien definidos los criterios y circunstancias que harán pasar el impagado de una etapa de gestión a otra. Por ejemplo cuando se debe considerar moroso a un deudor o cuando se ha de pasar a demanda judicial un moroso recalcitrante. Este punto es muy importante para unificar los procedimientos de reclamación y determinar cuando debe aumentarse la presión de recobro o han de adoptarse medidas más resolutivas con el moroso.