Metodología para la gestión de recobro

Escrito por  Pere Brachfield

Un buen estudio de la situación del impagado y del moroso permite al gestor tener definidos unos objetivos –es bueno que hayan sido determinado por el supervisor de cobros– que debe conseguir de su contacto con el deudor.

Es recomendable que el gestor tenga unos objetivos principales a alcanzar en el acuerdo de pagos, y unos alternativos en función a como se desarrolle la negociación con el moroso. El gestor debe saber perfectamente que clase de concesiones puede ofrecer al deudor, cuales son aquellas cuestiones sobre las que no puede ceder así como los límites de su capacidad para otorgar quitas o aplazamientos de pago.

La preparación de la gestión de recobro

Antes de iniciar las gestiones de cobro, el gestor debe haber reunido –y estudiado a fondo– un dossier completo sobre el impagado y el deudor que deberá contener los siguientes elementos:

1. Elementos financieros: los informes comerciales, los estados financieros del deudor, y la información negativa relativa a impagados e incidencias.
2. Elementos de contabilidad y administración: el estado de cuentas del cliente, las facturas y los albaranes. Las renovaciones de efectos si las hubiera.
3. Información comercial: ventas efectuadas al cliente los últimos 12 meses, importe de los pedidos pendientes de entrega o retenidos
4. Otros documentos acreditativos: las hojas de pedido, efectos y recibos devueltos, cheques, pagarés o letras impagados, cartas y correspondencia, los rapports del comercial de las visitas al deudor
5. Documentos para reflejar los acuerdos alcanzados: letras y pagarés en blanco, modelos de reconocimiento de deuda y modelos de fianzas

En el momento de contactar con el deudor, tanto por teléfono como en una entrevista vis a vis, el gestor de cobros debe tener toda la información a mano.

En el caso de gestionar telefónicamente el cobro, es mucho más fácil tener el ordenador delante y poder acceder a los datos en tiempo real, pero en caso de hacer una visita al domicilio del deudor, es conveniente haber preparado la documentación y llevar copias de los documentos.