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Principios generales de la Ley de Protección de Datos

• Escrito por  Pere Brachfield

Cuando la legislación de Protección de Datos habla de datos de carácter personal, no solo se refiere a datos de carácter identificativo como nombre y apellidos de un ciudadano.

De manera muy amplia, incluye todo tipo de información sobre una persona física identificada, es decir que se sabe a quién pertenece el dato, o identificable, es decir no se sabe a quién pertenece el dato pero se puede averiguar fácilmente.

Consecuentemente la doctrina suele definir de forma abreviada el concepto de "dato" como "toda información sobre persona identificada o identificable". Esta definición abarca los siguientes aspectos:

1) Toda información

2) Información sobre una persona

3) Información concerniente a una persona identificada

4) Información concerniente a una persona identificable

5) Persona física o jurídica

Veremos a continuación una explicación de estos elementos.

1) Toda información

El concepto de dato es amplísimo y engloba informaciones de cualquier tipo y en cualquier soporte, o sea documental, digital, fotográfico, en video, grabación de voz y huellas digitales. Por ejemplo y sin ánimo de exhaustividad:

a) datos de carácter identificativo como nombre y apellidos, NIF, dirección postal, dirección de de correo electrónico

b) datos relativos a las características personales como lugar de nacimiento, fecha de nacimiento, estado civil, género, nacionalidad

c) datos académicos como formación, titulación

d) datos económicos y financieros como ingresos, rentas, datos patrimoniales, créditos, préstamos y avales

e) datos sobre solvencia patrimonial de una persona

f) imágenes de una persona captadas por una cámara de videovigilancia.

g) datos biométricos como la huella digital captada en la aplicación de sistemas

de control de presencia.

h) grabación de voz del cliente dando instrucciones a una entidad financiera en una contratación de banca electrónica

i) datos especialmente protegidos por la LOPD como ideología, religión, etnia, afiliación sindical, salud

2) Información sobre una persona

También pueden considerarse como dato las informaciones que indirectamente se refieren a una persona como por ejemplo:

a) el valor de una casa ya que es información sobre el propietario

b) la matricula de un vehículo

c) el registro de llamadas de teléfono

d) engloba direcciones o búsquedas inversas: si se incluye una fotografía de

una casa y una dirección se puede vincular la identidad de la persona

d) la permanencia en un fichero de morosidad de una referencia a una antigua deuda ya liquidada relativa a una persona con la indicación "Saldo 0" 

3) Información concerniente a una persona identificada

La legislación considera que una información hace referencia a una persona física identificada cuando nos indica directamente a que persona se refiere sin necesidad de que tengamos que realizar ningún tipo de averiguación posterior. Un ejemplo lo tenemos en el DNI que está considerado como dato de carácter personal porque la información que contiene identifica perfectamente a una persona física determinada.

4) Información concerniente a una persona identificable

Se considera que una información hace referencia a una persona física cuando a priori no nos indica a que persona se refiere pero nos aporta información suficiente para poder averiguar su identidad. El ejemplo más evidente lo tenemos en la huella digital, que sabemos que contiene información de dactiloscopia concerniente a una persona concreta pero no sabemos de quien se trata hasta que no la sometamos a un procedimiento de identificación.

5) Persona física o jurídica

La legislación de protección de datos se refiere únicamente a personas vivas

excluyendo a personas fallecidas. Los niños no nacidos no son personas físicas aunque el Consejo de Europa considera sus datos médicos como datos de carácter personal y les otorga protección similar a los datos de un menor.

Las personas jurídicas se encuentran excluidas de la protección de la legislación de protección de datos.

En el caso de las personas físicas en el ejercicio de actividad mercantil o profesional no se produce una exclusión unívoca sino que es necesario diferenciar, trazando una línea difusa, entre los datos que corresponden a la vida privada del empresario y los que le corresponde a la empresa o profesión.

Metodología para la gestión de recobro

Escrito por  Pere Brachfield

Un buen estudio de la situación del impagado y del moroso permite al gestor tener definidos unos objetivos –es bueno que hayan sido determinado por el supervisor de cobros– que debe conseguir de su contacto con el deudor.

Es recomendable que el gestor tenga unos objetivos principales a alcanzar en el acuerdo de pagos, y unos alternativos en función a como se desarrolle la negociación con el moroso. El gestor debe saber perfectamente que clase de concesiones puede ofrecer al deudor, cuales son aquellas cuestiones sobre las que no puede ceder así como los límites de su capacidad para otorgar quitas o aplazamientos de pago.

La preparación de la gestión de recobro

Antes de iniciar las gestiones de cobro, el gestor debe haber reunido –y estudiado a fondo– un dossier completo sobre el impagado y el deudor que deberá contener los siguientes elementos:

1. Elementos financieros: los informes comerciales, los estados financieros del deudor, y la información negativa relativa a impagados e incidencias.
2. Elementos de contabilidad y administración: el estado de cuentas del cliente, las facturas y los albaranes. Las renovaciones de efectos si las hubiera.
3. Información comercial: ventas efectuadas al cliente los últimos 12 meses, importe de los pedidos pendientes de entrega o retenidos
4. Otros documentos acreditativos: las hojas de pedido, efectos y recibos devueltos, cheques, pagarés o letras impagados, cartas y correspondencia, los rapports del comercial de las visitas al deudor
5. Documentos para reflejar los acuerdos alcanzados: letras y pagarés en blanco, modelos de reconocimiento de deuda y modelos de fianzas

En el momento de contactar con el deudor, tanto por teléfono como en una entrevista vis a vis, el gestor de cobros debe tener toda la información a mano.

En el caso de gestionar telefónicamente el cobro, es mucho más fácil tener el ordenador delante y poder acceder a los datos en tiempo real, pero en caso de hacer una visita al domicilio del deudor, es conveniente haber preparado la documentación y llevar copias de los documentos.

Conocimientos y habilidades de los administradores de crédito

Las tareas y responsabilidades que tiene asignadas el responsable de créditos en la empresa exigen un grado de conocimientos y experiencias profesionales determinados, entre los cuales se encuentran:

1. En el apartado jurídico aspectos como:
   • Formas jurídicas de la empresa
   • Representación legal de la empresa
   • Medios de cobro (letras de cambio, cheques, pagare, etc)
   • Funcionamiento legal de los sistemas financieros
   • Formas de compensación de riesgo (seguros de crédito, facturas, etc)
   • Conocimientos prácticos de caracter jurídico y procesal del derecho de obligaciones
   • Conocimientos sobre los procesos de ejecución colectiva
2. En aspectos financieros:
   • Conocimientos financieros de la empresa
   • Metodos de analisis de la situacion financiera de los solicitantes de credito
   • influencia del cobro y de las cuentas de clientes en la tesoreria de la empresa
   • Analisis financiero a corto plazo de clientes, para conocer su probable cumplimiento de pagos de los creditos
   • Influencia de la situacion de endeudamiento y las fuentes utilizadas por la empresa que otorga el credito sobre las expectativas de cobro
   • Métodos y modelos de fijación de límites de crédito
3. En el aspecto comercial cuestiones tales como:
   • Conocimiento del funcionamiento del área de marketing para aumentar las ventas de la empresa
   • Conocimientos prácticos sobre la remuneración de vendedores y su influencia en la venta y cobro
   • Ventajas e inconvenientes de las distintas formas de comercialización y distribución de los productos a efectos de la venta y cobro
   • Nociones de riesgos de cambio en las exportaciones
4. En el apartado de habilidades destacan:
   • Alto grado de psicología y caracteristicas personales para la selección de clientes, la gestión de cobro y las relaciones interdepartamentales
   • Conocimiento de la mecánica de la negociación en el cobro de deudas
   • Uso y dominio de herramientas disponibles en la negociación
   • Utilización válida de las mismas, segun casos
5. En aspectos de habilidades para la organización de un departamento de clientes se han de dominar:
• Conocimientos sobre la organización de tareas clave que aseguran el éxito de un departamento de cobros
• Conocimiento sobre trabajos mecanizados en la gestión de atención a clientes en aspectos de crédito y cobranza
• Sistemas de información que ayuden a ejercer las tareas del departamento

http://creditoycobranza.wordpress.com/2013/11/07/conocimientos-y-habilidades-de-los-administradores-de-credito/#%21

Cómo establecer el crédito necesario y el límite de riesgo para un nuevo cliente

• Escrito por  Pere Brachfield

Cuando se haya decidido otorgar una cuenta de crédito, seguidamente se ha de establecer el límite de riesgo para el nuevo cliente.

El límite de riesgo es la cantidad máxima de crédito que estamos dispuestos a arriesgar con el cliente y que no vamos a sobrepasar en ningún momento si no es con la autorización de algún directivo responsable. Gracias a los límites de riesgo se evitarán pérdidas elevadas si se produce una situación de morosidad.

Para establecer dicho límite de riesgo se puede tener en cuenta el crédito necesario de un cliente. El crédito necesario es la cantidad en euros de financiación que necesita un cliente que compra de forma periódica y regular; se calcula con la siguiente fórmula:

CN = TAM x (CPR : 360)

CN = crédito necesario

TAM = total anual móvil de ventas realizado al cliente; que es la cifra de negocio de los próximos 12 meses

CPR =condiciones de pago reales en días, o sea las contractuales más el retraso medio

Vamos a ver un ejemplo práctico de cómo calcular el crédito necesario:

El departamento de comercial determina que un nuevo cliente va a comprar por valor de unos 200.000 euros en los próximos 12 meses.

las condiciones de pago son 90 días pero el cliente tiene dos fechas de pago fijas, el 1 y el 15 de cada mes

Consecuentemente el plazo de pago será de 90 + 7,5 = 97,5 días

De esta forma redondeando al alza se estima unas CPR de 100 días

El cálculo del crédito necesario se hace aplicando la siguiente fórmula.

CN = 200.000 x (100:360)

CN = 55.555,54 euros

Consecuentemente este cliente necesita una financiación permanente de 55.556 euros para poder comprar de forma periódica y constante, sin que se le retengan pedidos por falta de crédito.

Si no tenemos experiencia en el análisis de riesgos comerciales, es recomendable apoyarse en los límites de riesgo que proporcionan los informes comerciales, pero debemos de tener en cuenta que el importe que fijan es para el conjunto de proveedores y no deberíamos sobrepasar dicho importe sólo con nuestro crédito comercial

El crédito necesario

El crédito necesario sirve como referencia para otorgar un límite de crédito, aunque puede corregirse mediante índices de riesgo e índices correctores. Por ejemplo se utilizarán índices correctores para bajar el límite de crédito cuando las informaciones acerca de la solvencia del cliente aconsejen prudencia en las relaciones comerciales.

Límite de riesgo = crédito necesario x índices correctores

El plazo de pago

El plazo de pago acordado es muy importante ya que se aplica la vieja norma de credit management: "a mayor plazo mayor riesgo y a menor plazo menor riesgo". En la actual coyuntura una empresa solvente hoy dentro de seis meses puede ser insolvente. El reducir los períodos de cobro es una medida que minimiza automáticamente el riesgo de impago.

Formas y medios de pago

La forma de pago más utilizada es la de conceder un aplazamiento al cliente de 60-90 días para el abono de la totalidad del pago. En determinados casos hay que procurar un pago a cuenta para reducir el riesgo de la operación y comprobar si el comprador tiene liquidez. Otra opción es la de diluir el riesgo acordando en lugar de un solo vencimiento a 90 días, tres plazos de 30, 60 y 90 días; de esta forma al cabo de un mes sabremos si el cliente cumple con su obligación o no.

El medio de pago escogido influye en el riesgo de la operación, puesto que no es lo mismo estar en posesión de un documento cambiario firmado por el deudor, que esperar el cobro por transferencia. Si el cliente devuelve un título cambiario, el acreedor puede interponer un juicio cambiario que es el único procedimiento resolutivo ya que permite el embargo preventivo de los bienes del moroso.

Por lo general, debemos adoptar una gestión pro-activa en el cobro de tráfico normal y tratar de tener la iniciativa del lanzamiento del cobro. Así pues, en lugar de que el cliente efectúe los pagos de las facturas por medio de transferencia bancaria o enviando un cheque por correo, es mejor domiciliar los cobros en una cuenta bancaria y utilizar el adeudo en cuenta.

La asignación de un rating a los clientes

El responsable de créditos con el fin de cuantificar mejor el riesgo crediticio de cada cliente, deberá calificar mediante un "rating" a todos los clientes. Dicho rating se puede hacer con unas calificaciones crediticias que por ejemplo vayan de 0 a 50 puntos.

El "rating" permite objetivar las decisiones que conciernen al crédito de clientes y permite visualizar de forma rápida el riesgo de cada cliente. El "rating" también ayuda en el momento de dar el límite de crédito puesto que a los clientes que tienen una calificación entre 40 y 50 se les puede conceder un límite de riesgo muy alto y a los que están entre 30 y 40 un riesgo algo, pero en cambio a los clientes que han obtenido un "rating" por debajo de 20 no se les concede crédito o se les solicita algún tipo de garantías si quieren comprar con pago aplazado.